Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst
Met maar drie onderdelen om op te scoren is het van groot belang om bij een BVP-plan elk onderdeel optimaal te benutten. Het is daarom ook zonde dat veel organisaties na het uitvoeren van een opdracht niet direct reflecteren op de prestaties die ze hebben geleverd. Dit is van groot belang voor het opbouwen van een database aan verifieerbare prestatie indicatoren (VPI’s), die je kunt gebruiken bij het opstellen van een BVP-plan. Want voor BVP geldt: resultaten uit het verleden bieden zeker wel garantie voor de toekomst.
De drie onderdelen waarmee je te maken krijgt bij BVP zijn de VPI’s, het risicodossier en het kansendossier. Veel organisaties staan bij de VPI’s telkens weer voor de uitdaging om de gegevens van oude prestaties op te duiken. Wanneer je in het verleden belangrijke data niet goed hebt gedocumenteerd, kost dit je in de toekomst meer tijd. Maak het er daarom een gewoonte van om bij elke project belangrijke informatie te verzamelen.
Welke gegevens zijn belangrijk?
Welke data van belang is, verschilt natuurlijk per uitvraag, maar sommige algemene punten zal je vaker kunnen gebruiken. Denk hier bijvoorbeeld aan het aantal restpunten, op tijd opleveren, aantal klachten, de snelheid van de klachtafhandeling, enzovoort. Deze algemene informatie moet je voor elk project in kaart gaan brengen. Dit doe je door deze gegevens te verzamelen bij lopende projecten en door na te gaan hoe dit zat bij afgeronde projecten.
Wanneer je projectspecifieke gegevens wilt verzamelen moet je goed kijken naar de uitvraag. Wat is de scope van de opdracht en welke doelen heeft de opdrachtgever? Bedenk welke projecten overeenkomen en aantonen dat jouw organisatie de expertise in huis heeft om deze opdracht te doen. Stel vast welke prestaties je destijds hebt geleverd die belangrijk zijn om te vermelden. Tonen deze prestaties aan dat je de doelstellingen en deliverables van het project kunt realiseren? Vermeld ze dan bij de VPI’s.
Prestaties meten implementeren in werkproces
Wanneer je nog niet de gewoonte hebt om projecten na afloop te evalueren en prestaties vast te leggen, adviseren wij je om dit standaard onderdeel te maken van het werkproces. Je verzamelt data niet alleen als middel om in de toekomst nieuwe projecten binnen te halen. Deze informatie is ook van groot belang om überhaupt de kwaliteit van je projecten steeds verder te verbeteren.
Stel vast welke gegevens van belang zijn bij het maken van BVP-plannen én voor de ontwikkeling van de organisatie. Zorg dat na de afronding van een project al deze informatie verzameld en vastgelegd wordt. Welke eisen waren door de opdrachtgever gesteld en welke beloftes heeft de organisatie gemaakt? Bepaal aan de hand van de data in welke mate je de eisen en beloftes vervuld hebt. Bespreek de uitkomsten met het team en bepaal samen waar het mis ging en hoe het in het vervolg beter kan. Leg deze conclusies vast en deel deze informatie in de organisatie.
VPI’s kiezen
Het kiezen van VPI’s kan dus vaak nog een hele klus zijn. Wanneer je niet zeker weet of de gekozen VPI’s echt de beste zijn, helpen wij je graag. Samen kijken we naar de uitvraag en afgeronde projecten, om zo de meest relevante VPI’s te kiezen. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om te kijken wat wij voor jouw plan kunnen betekenen.
