Hoe concreter, hoe beter
Door teksten SMART te schrijven, wordt het in één keer duidelijk waar jouw plan om gaat. Onduidelijke en niet concrete formuleringen leiden vaak tot verkeerde aannames. En dat wil je natuurlijk niet hebben. Het moet voor de opdrachtgever ten alle tijden glashelder zijn wat je bedoeld. Wij vertellen je hoe SMART bij aanbestedingen in elkaar zit!
Project specifiek
De S in SMART staat bij aanbestedingen voor projectspecifiek. Hiermee wordt bedoeld dat wat je schrijft specifiek op dit project toegespitst moet zijn. Je kan dus niet zomaar stukken tekst hergebruiken uit een eerdere, soortgelijke aanbesteding. Bij alles wat je schrijft, moet je de opdracht en de opdrachtgever goed in gedachten houden. Het mag geen algemeen verhaal worden, het moet echt duidelijk zijn dat het speciaal voor deze uitvraag geschreven is.
Meetbare meerwaarde
Van de M voor meetbaar mag je gerust meetbare meerwaarde maken. Wanneer je oplossingen en maatregelen benoemt, is het belangrijk om ook de meerwaarde hiervan goed te beschrijven. De meerwaarde van een maatregel kan bijvoorbeeld zijn dat de klachten afnemen, of dat het project sneller gerealiseerd kan worden. Maar deze beloftes zijn niets waard wanneer je deze niet meetbaar maakt. Stel dus vast met hoeveel procent die klachten dan afnemen, of hoeveel dagen of weken het project eerder gerealiseerd kan worden. Wanneer je aankomt met concrete cijfers kan de opdrachtgever hieruit opmaken of de maatregel voor hen echt meerwaarde heeft.
Acceptabel en relevant
Bij de A van acceptabel ga je na of de meerwaarde die jij creëert wel echt acceptabel is voor de opdrachtgever en alle stake holders. Dit gaat dan ook hand in hand met de S van project specifiek. De meerwaarde die gecreëerd wordt, moet speciaal voor dit project zijn. Hoe draagt het bij aan de opdracht en misschien wel het belangrijkst: de doelstellingen. De opdrachtgever en alle stake holders zijn pas tevreden over de meerwaarde, wanneer deze echt relevant voor hen is.
Realistisch en haalbaar
Om aan te tonen dat jouw plannen realistisch en dus haalbaar zijn, moet je kunnen aantonen dat jouw keuzes de juiste zijn. Dit doe je door je keuzes te onderbouwen met prestaties uit het verleden. Kijk goed naar afgeronde projecten van jouw organisatie. Wanneer heb je soortgelijke keuzes gemaakt die goed uitpakten en een bijdrage hadden aan het realiseren van het project? Verzamel hier informatie van en licht dit toe bij de onderbouwing van de keuze.
Tijdsgebonden
Geen enkel project is hetzelfde. Wanneer het aankomt op de T van tijdsgebonden is het de bedoeling dat je de prestaties bij de R van realistisch vertaald naar het huidige project. Wellicht is er een kortere looptijd of zijn er complexere werkomstandigheden. Je moet daarom altijd goed uit leggen dat het ook binnen dit project haalbaar is om soortgelijke prestaties te realiseren.
Wees slim, schrijf SMART
Met een concreet aanbestedingsplan kan de opdrachtgever niet meer om jouw organisatie heen. Wees dus slim en zorg ervoor dat het plan SMART geformuleerd is. Soms kan het SMART formuleren van een aanbestedingsplan toch nog een flinke uitdaging zijn. Download onze schrijftips om een winnend plan te maken.
