Zonder strategie geen winst
Wanneer je je inschrijft voor een aanbesteding kan het verleidelijk zijn om hier meteen mee aan de slag te gaan, zeker als de druk erop staat. Maar met een doordachte strategy to win zet je net die extra stappen om het meeste uit jouw plan te halen. Hoe jij al zo’n winstrategie opstelt? Wij vertellen hoe je dat doet!
Ken de aanbesteding
Om een winstrategie op te stellen is het van belang dat je de aanbesteding door en door kent. Het lijkt zo basic, maar toch: neem alle aanbestedingsdocumenten goed door! Markeer belangrijke zaken zodat je deze gemakkelijk terug kan vinden. Het is belangrijk dat álle tenderteamleden de uitvraag goed doorlezen. Wanneer iemand de uitvraag niet goed kent, kan diegene niet op hetzelfde niveau mee praten en denken over de aanbesteding. Dit zal het opstellen van een strategie in de weg zitten, want een ‘strategy to win’ maak je samen!
Weet wat er van je wordt verwacht
De opdrachtgever vraagt om op specifieke onderwerpen je reactie te geven. Waarom juist deze? Wat wil hij tijdens de opdracht voorkomen of bereiken? Neem je opdrachtgever goed onder de loep en vraag je af waarom sommige eisen gesteld worden. Wanneer je dat weet, maak je een plan dat naadloos op zijn wensen en behoeften aansluit.
Ontdek de vraag achter vraag
De opdrachtgever vraagt om op specifieke onderwerpen je reactie te geven. Waarom juist deze? Wat wil hij tijdens de opdracht voorkomen of bereiken? Neem je opdrachtgever goed onder de loep en vraag je af waarom sommige eisen gesteld worden. Wanneer je dat weet, maak je een plan dat naadloos op zijn wensen en behoeften aansluit.
Tip 1
Zet de inhoud van de scope en de vragen en behoeftes van de opdrachtgever op een rij. Geef elk onderdeel een score van belangrijkheid, bijvoorbeeld van 1 tot en met 5 (van 1. niet belangrijk tot 5. heel belangrijk).
Ken je eigen kracht
Wanneer je als tenderteam het met elkaar eens bent waar de aanbesteding écht om gaat, moet je inventariseren hoe jouw organisatie hier invulling aan kan geven. Wat zijn de pareltjes van jouw organisatie die het beste de scope invullen én antwoord geven op de vragen van de opdrachtgever? Je weet immers wat hij belangrijk vindt.
Tip 2
Inventariseer de USP’s (Unique Selling Points) van jouw organisatie die bijzonder goed aansluiten bij wat de opdrachtgever voor het project nodig heeft. Welke kansen liggen er binnen de scope van de opdracht en met welke sterke punten kun je hierop inspelen? Maak een overzicht wat voor je klant juist de meerwaarde is.
Weet voor wie je schrijft
Als je weet wie jouw plan gaat beoordelen, kun je hiermee rekening houden bij het bedenken van oplossingen. Wellicht ken je de opdrachtgever al van voorgaande opdrachten en heb je daardoor kennis van de functies die betrokken kunnen zijn bij de beoordeling. Je kunt ook je opdrachtgever vragen inzage te geven. Dat zal hij niet altijd willen prijsgeven. Bedenk dan vanuit welke functies beoordelaars betrokken kunnen zijn. Bijvoorbeeld bij een bouwopdracht: projectmanagement, omgevingsmanagement, techniek, inkoop/contract en risicobeheersing.
Tip 3
Controleer je plan op relevante informatie of oplossingen voor elke beoordelaar. Een omgevingsmanager wil wellicht zien hoe je hinder of klachten voorkomt terwijl een inkoper graag ziet hoe je tijdens de opdracht contractuele wijzigingen voorkomt.
Ken je concurrent
Een goede concurrentieanalyse gebruik je bij het afwegen van je winstrategie. Zorg dat je weet wie je mogelijke concurrenten zijn. Zijn jouw USP’s echt uniek of kan een ander het net zo goed of zelfs beter?
Tip 4
Maak een overzicht van sterktes en zwaktes van je (belangrijkste) concurrenten. Het gaat om zaken die voor de opdracht en je opdrachtgever écht van belang zijn. Weeg deze af ten opzichte van jouw sterktes. Wees daarin zo objectief mogelijk. Met welke sterktes kun je inspelen op zwakke punten van je concurrent?
Tot slot
Wanneer je de tips uitvoert maak je je plan meer project- en opdrachtgeverspecifiek en speel je beter in op het vervullen van wensen en behoeftes. Doe deze stappen gezamenlijk met je tenderteam. Durf jezelf en anderen vragen te stellen en stel je kwetsbaar op. Dat voorkomt ‘jumping into conclusions’ en bovenal: samen kom je tot meer inzichten dan alleen.
