De zes eigenschappen van een winnend plan

Hoewel de financiële belangen vaak groot zijn, blijken veel organisaties het schrijven van goede aanbestedingsplannen niet onder de knie te hebben. In de praktijk zien we te vaak dat een plan bestaat uit zelfingenomen reclamepraat. En dat terwijl het een uitgelezen kans is om te laten zien dat jij als beste de opdrachtgever en het project begrijpt. Wij hebben de eigenschappen van zo’n onderscheidend plan onder elkaar gezet. Gebruik het als checklist om te zien of jouw plan aan de onderstaande eigenschappen voldoet.

 

1. Laat zien dat je het probleem van je opdrachtgever en zijn situatie helemaal begrijpt

Het is verbazingwekkend hoeveel plannen juist laten zien dat er geenmoeite of tijd is gestoken in het duidelijk krijgen van het probleem van de opdrachtgever. Doe dus onderzoek naar wat de opdrachtgever écht nodig heeft. Je zult ontdekken dat het echte probleem meestal niet in de uitvraag staat. Opdrachtgever zegt ‘wij willen verduurzamen’ maar bedoelt ‘wij willen minder kosten’. Dit achterhalen is zo belangrijk dat dit bovenaan het lijstje van elk tenderteam moet staan om straks in het plan een prominente plek te krijgen.

 

2. Geef de opdrachtgever het gevoel dat jouw strategie en plan van aanpak zijn problemen oplost en de gewenste resultaten levert

Je strategie en je plan van aanpak vormen het hartvan je plan. Het plan beschrijft hoe je de problemen van je opdrachtgever gaat oplossen en hoe je zijn behoeften invult. Maak duidelijk wat de opdrachtgever ermee wint als hij jouw oplossing kiest. Let erop dat je plan voldoende vertelt zonder dat je per se álles zegt. Verzand niet in details, maar geef wel antwoord op alle vragen die je worden gesteld.

 

3. Onderbouw jouw kwaliteiten en mogelijkheden om het plan van aanpak succesvol uit te voeren

De opdrachtgever moet ervan overtuigd zijn dat jouw organisatie de vereiste expertise en bemensing in huis heeft om het project of het contract beter dan wie ook uit te voeren. Eerder uitgevoerde projecten en hierbij betrokken medewerkers kunnen hiervoor als onderbouwing dienen.

 

4. Lever bewijs dat jouw organisatie betrouwbaar is en dat je opdrachtgever op je kan terugvallen

Je opdrachtgever moet erop kunnen vertrouwen dat jouw organisatie zijn beloften nakomt en dat je het project binnen de aangegeven tijd en budget realiseert. Geef aan welke (verifieerbare) prestaties jij op je trackrecord hebt staan. Beschrijf ook tegen welke problemen je in eerdere projecten opliep en hoe jouw organisatie dit heeft opgelost.

 

“De opdrachtgever moet het gevoel hebben dat hij zonder jouw organisatie het project met minder succes kan uitvoeren.”

 

5. Lever een overtuigende reden waarom de opdrachtgever voor jouw organisatie moet kiezen

Heb je een beter plan van aanpak, meer expertise in huis, betere mensen in je organisatie of een specifiek concurrentievoordeel? Leg hier de nadruk op in je plan, highlight dit. De opdrachtgever moet het gevoel hebben dat hij zonder jouw organisatie het project met minder succes kan uitvoeren.

 

6. Tot slot, jouw plan ziet eruit als een winnend plan

Hoe je plan ook ingediend wordt, als hard copy of digitaal: de uitvoering, de titel, de lay-out en het ontwerp van je plan moeten de professionaliteit van je organisatie, die je in het plan verwoord, uitstralen. Neem daarom de tijd om het plan goed te reviewen en (te laten) te redigeren. Vertrouwen op alleen de spellingscontrole is niet daarvoor niet genoeg.