Winnend tenderplan in 8 stappen

Je gaat een tenderplan gaan schrijven, maar hoe pak je dit het beste aan? Het schrijven van een winnend tenderplan is een behoorlijke uitdaging. Wij helpen je graag op weg door in hoofdlijnen te vertellen wat de stappen zijn van het ontwikkelen van een tenderplan.

 

Stap 1: Goed lezen

Het is logisch dat je ten eerste de opdracht voor de aanbesteding goed door moet lezen. Het is vooral van belang om vast te stellen wat de omvang van het project is en wat het vraagt. Ontdek de vraag achter de vraag. Analyseer de opdracht van de aanbesteder en de context van het project. De onderstaande vragen zijn voorbeelden die kunnen helpen bij de analyse.

• Wat wil de opdrachtgever bereiken?
• Naar welke concrete meerwaarde is de opdrachtgever opzoek?
• Wat wordt er van de inschrijvende partij verwacht?
• Waarom stelt de opdrachtgever bepaalde eisen?

 

Stap 2: Stel het tenderteam samen

Wanneer je het tenderteam gaat samenstellen, is het belangrijk om goed te kijken naar de vraag en verwachtingen van de opdrachtgever. Besluit op basis hiervan welke mensen van belang zijn voor jouw team. Zorg ook dat de mensen in jouw tenderteam wel voldoende tijd hebben of vrij kunnen maken om aan de tender te werken. Bedenk in deze fase ook vast wie het plan uiteindelijk gaan reviewen.

Betrek ook mensen die al eens een vergelijkbare opdracht hebben uitgevoerd bij het maken van het plan. De ervaring en kennis van deze mensen uit de praktijk zal van toegevoegde waarde zijn bij het schrijven van het plan.

 

Stap 3: Planning

Nu je goed in beeld hebt gebracht wat er precies van je gevraagd wordt en je weet wie je hiervoor nodig hebt, kan je gaan plannen. De aanbesteder stelt in de opdracht verschillende vragen. Het is handig om één voor één aan alle onderdelen te werken. Plan dus voldoende tijd in om per onderdeel te brainstormen, schrijven en evalueren. Het is handig om jouw uiteindelijke deadline een aantal dagen voor de officiële deadline in te plannen. Zo heb je nog een aantal dagen de tijd voor eventuele last minute aanpassingen.

 

Stap 4: Brainstormen

Organiseer voor elk onderdeel één of meerdere brainstormsessie met alle betrokken personen. Door mensen uit diverse vakgebieden uit te nodigen, heb je tijdens het brainstormen verschillende inzichten. Tijdens de brainstorm denk je ten eerste na over de opdrachtgever, zijn vraagstelling en wat de opdrachtgever beoogt met de vraagstelling. Ten tweede denk je na welke mogelijkheden er voor jouw organisatie zijn om (onderscheidend) in te spelen op de vraag van de aanbesteder.

 

Stap 5: Schrijven

Maak een schrijfplan voordat je begint met schrijven. Denk goed na over de inhoud en structuur van het aanbestedingsplan. Schrijf van grof naar fijn. Begin dus met bedenken wat de belangrijkste punten van jouw plan zijn. Waarmee moet jouw plan winnen? Hierna kan het plan steeds verder worden uitgewerkt.

Daarnaast is het belangrijk om vanuit het vier-ogenprincipe te schrijven. Laat een ander altijd eerst jouw teksten controleren, voordat het intern beoordeeld wordt. Verder moet je maar altijd één of twee mensen de onderdelen laten uitwerken, zo voorkom je dat er veel verschillende schrijfstijlen ontstaan. De experts geven de input, goede schrijvers werken het uit.

 

Stap 6: Reviewronde

In de reviewronde is het belangrijk om te kijken hoe het plan nog beter kan worden. Vraag de reviewers om kritisch naar het plan te kijken. Geven we concreet antwoord op de vraag? Is alles duidelijk? Zijn er nog dingen die we missen?

In de eerste twee reviewrondes is het belangrijk dat de reviewers met input komen over wat er nog toegevoegd moet worden. Pas in de derde reviewronde moeten de reviewers naar het plan kijken alsof zij de aanbesteder zijn.

 

Stap 7: Vormgeving

De vormgeving moet het aanbestedingsplan beter leesbaar en makkelijk te beoordelen maken. Gebruik bijvoorbeeld ook illustraties om dingen toe te lichten waar dat kan. Onthoudt wel altijd: ‘Less is more’. Maak het ontwerp van het plan niet te druk en schreeuwerig. Zorg dat de aandacht naar de tekst gaat, daar draait het uiteindelijk om.

 

Stap 8: Laatste controle

Doe altijd nog een goede laatste controle wanneer je denkt klaar te zijn met het aanbestedingsplan. Zo zet je de puntjes op de i. Je kan hier ook een eindredacteur bij betrekken die het plan nog grondig doorloopt. Laat het plan een dag liggen zodat je de volgende dag er met een frisse blik nog een keer kritisch naar kan kijken. Vaak haal je er nog kleine foutjes uit als je je ogen even rust hebt gegeven.

 

Hoofdlijnen

Deze stappen zijn de hoofdlijnen van het schrijven van een tenderplan. Bij het schrijven van een volledig plan komen uiteraard meer stappen kijken. Aan de hand van de aanbesteding kunnen sommige stappen misschien ook wel uitgebreider zijn. De hoofdlijnen die achter de uitgebreidere stappen zitten, blijven echter hetzelfde.

 

Meer tips?

Om jouw aanbestedingsplan nog beter te maken hebben wij een whitepaper ontwikkeld met 8 tips voor het schrijven van een tenderplan. Download het stappenplan en ga met jouw aanbestedingsplan voor de winst!

Bel +31 (0)33 461 5852 of stuur ons een mail:

[contact-form-7 404 "Niet gevonden"]