Wie beoordeelt jouw tender?
Bij het schrijven van een goed aanbestedingsplan komt veel kijken. Maar voordat je begint met schrijven is het erg belangrijk om te weten wie jouw plan gaat beoordelen. Als je dit weet kun je gericht op jouw doelgroep schrijven. Pas als je een goed beeld hebt van de overwegingen van de opdrachtgever, kun je een plan schrijven dat hout snijdt. We helpen je met dit artikel graag op weg om de juiste snaar te raken in jouw aanbestedingsplan.
Onderzoek de opdrachtgever
Probeer te achterhalen welke functionarissen er betrokken zijn bij het beoordelen van je aanbestedingsplan en wat hun profielen zijn. Hoe meer je weet over de verschillende belangen binnen de beoordelingscommissie, hoe beter je de uitvraag begrijpt en weet op welke aspecten je de nadruk moet leggen.
Voorbeeld: wij hebben een opdrachtgever geholpen bij het ontwikkelen van een tenderplan voor het wijkonderhoud in een Randstedelijke gemeente. We kwamen erachter dat de vorige aannemer de opdracht niet onder controle had en niet aan de verwachtingen van de gemeente voldeed. Hierop hebben wij voor de onderdelen die misgingen extra goede oplossingen ontwikkeld. Zo speelde we in op actuele belangen van de beoordelaars van het plan.
Bij dit project waren zowel de Gemeente als het Hoogheemraadschap de opdrachtgevers. Twee los van elkaar opererende organisaties met ieder een geheel eigen cultuur en andere belangen. Er is bewust bij ieder hoofdstuk overwogen welke zaken er voor de gemeente en welke zaken er voor het Hoogheemraadschap van belang waren. Zo kon bij ieder hoofdstuk iets uitgewerkt worden waar beide partijen zich in konden vinden.
Spreek de taal van de opdrachtgever
Soms maakt de opdrachtgever gebruik van andere termen en jargon dan er binnen jouw vakgebied gebruikelijk is. Voorbeeld: wanneer de opdrachtgever altijd spreekt over meetings in plaats van vergaderingen, gebruik dan de term meeting. Zo wordt het plan herkenbaar en eenvoudig te begrijpen voor de opdrachtgever. Deze termen haal je deels uit de uitvraag, maar nog beter is om iemand die bekend is met de opdrachtgever kritisch naar je plannen te laten kijken.
Basiskennis of specialist
Het kan voorkomen dat het plan beoordeeld wordt door iemand die niet beroepsmatig gespecialiseerd is, maar wel een brede basiskennis heeft. Zij kijken meer naar ‘the big picture’ van jouw plan. Hierbij moet je dus technische zaken die belangrijk zijn voor ieder begrijpelijk toelichten. Let er wel op dat hier niet de focus op komt te liggen. Zorg ervoor dat je het totale effect van jouw voorstellen goed in beeld brengt en de samenhang niet uit het oog verliest.
Een specialist of vakgenoot kan natuurlijk ook jouw plan beoordelen. Het totale effect van jouw voorstellen is dan ook nog steeds belangrijk, maar wees niet bang om dieper in te gaan op specifieke processen.
Inhoudelijk of procesmatig
Achterhaal of de beoordelaar zich vooral op het (technisch) proces of op de inhoud richt. Als de klant erg betrokken zal zijn bij de uitvoering, zal er meer inhoudelijk gekeken worden. Zal de klant meer op afstand zijn? Dan is het proces belangrijker.
Houd het eenvoudig
In de meeste gevallen bestaat de beoordelingscommissie uit meerdere mensen met elk hun eigen achtergrond en visie. Vaktaal kan gevaarlijk zijn, leg de begrippen en uitdrukkingen uit die niet alledaags zijn. Laat vooral zien dat je de opdrachtgever begrijpt en in staat bent om de opdracht gecontroleerd en doordacht uit te voeren.
Blijven leren
Probeer altijd voor de uitslag al een interne evaluatie te doen met het team. Door het voor de uitslag te doen, word je niet beïnvloed door het resultaat. Wees kritisch en bepaal of al het mogelijke is gedaan om een winnend plan in te dienen. Evalueer zowel vakinhoudelijk als op het proces.
Wanneer je een aanbesteding onverhoopt niet wint, is het belangrijk dat je hier de juiste lessen uit trekt. Zorg er altijd voor dat je de beoordeling onder ogen krijgt en vraag indien mogelijk een evaluatie met de opdrachtgever aan. Door met de opdrachtgever in gesprek te gaan, kom je er achter waar het mis ging. Deel deze informatie met alle betrokkenen. Zorg dat je precies weet wat je de volgende keer anders moet doen. Zo maak je de volgende keer niet dezelfde fouten en komt het binnenhalen van een mooie opdracht steeds dichterbij.
Hulp nodig?
Download onze whitepaper met 9 andere handige tips om zo zelf het beste aanbestedingsplan te schrijven. Heb je meer hulp nodig met het schrijven van jouw plan of wil je hier deskundig advies over krijgen? Neem dan contact met ons op en wij helpen je aan een winnend aanbestedingsplan!
Bel +31 (0)33 461 5852 of stuur ons een mail:
[contact-form-7 404 "Niet gevonden"]
