In 6 stappen naar het schrijfplan voor een winnende aanbesteding

Wanneer je om tafel hebt gezeten over de strategie en de bijzonderheden van de uitvraag, is het verleidelijk om direct in de pen te kruipen. Wij adviseren om eerst even uit te zoomen. Want om een gestructureerde en bovenal overtuigende tekst te schrijven, moet je eerst een doordacht schrijfplan maken.

 

Een schrijfplan geeft je houvast. Door van tevoren te bedenken wat je in welke paragraaf van elk hoofdstuk gaat vertellen, heb je tijdens het schrijven een route om aan vast te houden. Wanneer je zonder schrijfplan aan de slag gaat, loop je het gevaar dat je de kern van jouw plan uit het oog verliest. We hebben het maken van een schrijfplan opgedeeld in zes stappen voor een winnend aanbestedingsplan een schrijfplan voor een winnend aanbestedingsplan:

 

1. De voorbereiding

Zorg dat je tenderteam zich verdiept in de stukken van de opdrachtgever. Iedereen moet een goed beeld hebben van de scope en de achtergrond van de opdracht. Weet wat er speelt bij de opdrachtgever. Want alleen dan kan je een winstrategie ontwikkelen waarmee je de sterke punten van jouw organisatie inzet om de behoeften van de opdrachtgever te vervullen. Denk niet vanuit je vak, denk vanuit de klant. Waar is de opdrachtgever nu echt mee geholpen? Wanneer je dat achterhaald ben je in staat een beter plan te schrijven de concurrent die vakinhoudelijk aan je gewaagd is.

 

2. Bepaal de structuur

Na het lezen en bespreken van de uitvraag weet je welke hoofdonderwerpen aan bod moeten komen in het plan, hiervan maak je de hoofdstukken. In de uitvraag licht de opdrachtgever deze items vaak verder toe en vermeldt waar hij op beoordeelt. Hieruit haal je de topics en de hoofdlijnen per hoofdstuk. Deze topics vormen in het ideale geval elk een eigen paragraaf. Zo heb je een hoofdstukindeling die precies aansluit op de uitvraag van de opdrachtgever. Zo neem je altijd de uitvraag als leidraad voor de structuur van je plan.

 

3. Bepaal de inhoud in grote lijnen

De structuur van het plan staat en ook de winstrategie is geformuleerd. Nu is het tijd om per hoofdstuk en paragraaf in steekwoorden en opsommingen de inhoud te bepalen. Zo zorg je voor een consistent en logisch verhaal zonder onnodige herhalen. Wanneer het maximaal aantal pagina’s beperkt is zal je misschien bepaalde onderwerpen moeten schrappen.

 

4. Verdeel de taken

Bepaal wie er nodig zijn voor de input (kennisdragers) en verantwoordelijke voor de uitwerking per hoofdstuk. Zorg er ook voor dat de eindredactie in handen is van één of twee mensen. Deze bepalen uiteindelijk wat er geschrapt of toch nog toegevoegd wordt. Zorg voor duidelijkheid en dat alles wel gecontroleerd/geredigeerd, maar niet eindeloos heen en weer gestuurd wordt.

 

5. Afspraken maken

Een punt dat vaak wordt vergeten is het maken van stijlafspraken. Door direct vanaf het begin consequent te zijn in de stijl bespaar je veel tijd in de (vaak stressvolle) eindfase van de aanbesteding. Denk daarbij bijvoorbeeld aan consequent hoofdlettergebruik, opsommingen en de toegepaste terminologie. Stel daarnaast een planning op waarmee de deadline ruim gehaald wordt en er voldoende tijd is voor aanpassingen. Maak ook duidelijke afspraken over het documentbeheer.

 

6. Borg dat het schrijfplan uitgevoerd wordt

Breng iedereen die betrokken is bij de tender op de hoogte van de bespreking en de gemaakte afspraken. Zorg dat iedereen die meeschrijft weet wat de winstrategie is en waar de nadruk op moet liggen en aan welke stijlregels de schrijver zich moet houden. Stel iemand aan die toeziet op de planning en afspraken en collega’s aanspreekt wanneer dat nodig is.

Het schrijven van aanbestedingsplannen is niet makkelijk. Daarom hebben wij hiervoor een whitepaper gemaakt met handige tips. Download de whitepaper via onderstaande knop!