Hoe schrijf je een overtuigende managementsamenvatting voor een aanbestedingsplan?

Bij grotere aanbestedingsplannen is het gebruikelijk, en vaak een vereiste, om een managementsamenvatting te schrijven. Dit biedt een unieke kans. Met een samenvatting zet je de lezer als het ware de bril op waarmee hij de rest van het plan leest. Laat zien dat je het vraagstuk en situatie van de het project of de casus doorgrond en een uitstekende oplossing biedt. En niet te vergeten welke concrete meerwaarde deze de opdrachtgever biedt. Zo heeft je samenvatting een positief effect op de waardering van je plan. In dit artikel leggen we uit hoe je een managementsamenvatting schrijft waarmee je de opdrachtgever overtuigt.

 

Fase 1: de voorbereiding

Begin pas met de samenvatting als alle stukken (inhoudelijk) gereed zijn. Zorg ervoor dat je de tijd en rust hebt om eraan te werken. Een goede samenvatting schrijf je niet in een uurtje. Maak gebruik van een sparringpartner, het liefst een collega die net vanuit een andere invalshoek of discipline naar de plannen kijkt.

Ga met je collega in gesprek/discussie over wat de hoofdlijnen van de geschreven stukken zijn. Door eerst even uit te zoomen voorkom je een tunnelvisie. Onbewust gebeurt het wel eens dat er te veel nadruk wordt gelegd legt op het laatste onderwerp waar je mee bezig was, of iets dat tijdens het schrijven van de tender erg intensief of lastig was. Dit zijn niet per se de meest relevante onderwerpen voor in de samenvatting. Ga daarom terug naar de uitvraag, welke problemen spelen er bij de opdrachtgever en welke strategie is er bedacht om de problemen op te lossen? Neem vervolgens de plannen door die je hebt ontwikkeld en discussieer met een collega over wat de belangrijkste issues zijn. Wat de één als hoofdzaak ziet, ziet de ander misschien anders. Probeer samen te komen tot de zaken die voor de opdrachtgever het meest relevant zijn en waarmee je verwacht onderscheidend te zijn.

Fase 2: de uitwerking

Dit is de vaste opbouw van een managementsamenvatting:

• Probleem (wat speelt er bij de opdrachtgever?)
• Advies (hoe lossen jullie dit probleem op?)
• Argumentatie (waarom is dit de juiste oplossing?)
• Consequenties (welke gevolgen heeft jullie oplossing, wat levert het de opdrachtgever op, hoe ziet de nieuwe situatie eruit?)

Door vast te houden aan deze opbouw, dwing je jezelf om een gestructureerd en logisch verhaal te schrijven. En zet je je ‘strategy to win’ scherp neer en voorkomt dat je van de hak op de tak springt en de aandacht van de lezer verliest. Maak er vooral geen smeuïge reclametekst van met borstklopperij en superlatieven. Zorg dat je samenvatting inhoudelijk staat als een huis en precies de oplossingen biedt voor de pijnpunten van de opdrachtgever. Dat is veel overtuigender dan rijmende slogans en opschepperij.

 

Fase 3: de laatste verbeterslag

Het is een cliché maar daarom niet minder waar: schrijven is schrappen. Lees kritisch je teksten na om te controleren of je echt alleen de hoofdzaken raakt. Schrap eventuele herhalingen. Wanneer je tevreden bent met de tekst lees je hem hardop aan jezelf en/of je collega voor. Zo ontdek je waar nog schoonheidsfoutjes staan en welke zinnen nog niet lekker lopen. Stel ten slotte vast of de samenvatting de kern weergeeft van je totale plan.

 

Wat kan TTF betekenen

Niet alleen bij het schrijven van een aanbestedingsplan, maar ook bij het schrijven van de managementsamenvatting kunnen wij helpen. Wij weten als geen ander door de bril van de opdrachtgever te kijken en zo de sterkste punten van jouw plan te bepalen. Neem gerust contact op en wij doen een vrijblijvend voorstel om jouw samenvatting, of plan, naar een hoger niveau te tillen.