Review voor meer waarde

Een EMVI-plan schrijf je natuurlijk niet in je eentje. Hier heb je de inzichten en kennis van anderen nodig. Door samen met experts en ervaringsdeskundigen te brainstormen kom je al een heel eind met de invulling van het plan. Om echt het meeste uit het plan te halen is het belangrijk om meer te doen dan alleen samen brainstormen. Door je plan goed te laten reviewen, verklein je niet alleen de kans dat je zaken over het hoofd ziet maar verhoog je óók de kwaliteit ervan. 

 

Goede voorbereiding voor een goede review

Het is belangrijk om gedurende het tenderproces vaste momenten in te plannen voor tussentijdse beoordelingen van het plan. Wanneer wij werken aan een plan, hebben wij altijd drie versies en ook drie reviewrondes: brons, zilver en goud. De bronzen versie maak je na het opstellen van een winstrategie en het houden van brainstormsessies met specifieke kennisdragers en/of ervaringsdeskundigen. Hierna volgen de zilveren en gouden versie.

 

Je maakt je plan beter wanneer je het ook laat beoordelen door collega’s of externen buiten je tenderteam. Het is belangrijk dat zij goed op de hoogte zijn van de scope en de uitvraag van de aanbesteding. Vaak zien we dat iemand reviewt vanuit de positie (en de belangen) die hij of zij heeft in de organisatie. Bedenk wie voor de kwaliteit van het plan juist inhoudelijke meerwaarde kan leveren. Selecteer en betrek reviewers meteen al bij de start van de aanbesteding. Wees duidelijk wat je van hen verwacht en zorg ervoor dat zij de planning van de reviews kennen en tijd hiervoor kunnen inruimen in hun agenda. En wees tijdig met het leveren van alle relevante aanbestedingsdocumenten. De beste meerwaarde levert een reviewer immers als hij of zij goed op de hoogte is van de materie.

 

Brons: verrijken en sterker maken

Wanneer je externe reviewers inschakelt kun je ervoor kiezen om twee sessies te houden: één intern met je tenderteam en één extern met collega’s buiten het tenderteam. Eerst een interne sessie zorgt ervoor dat iedereen voor wat betreft de inhoud op één lijn staat. Daarnaast zorg je ervoor dat voortschrijdende inzichten, bijvoorbeeld door antwoorden uit een nota van inlichtingen, zijn verwerkt. Vervolgens organiseer je de ‘externe’ review, bij voorkeur met een fysieke bijeenkomst. Want daarmee pik je als team ook op wat er tussen de regels gezegd wordt. Tijdens deze review is gaat het erom het plan verder te verrijken. De mensen die je hiervoor selecteert zijn ervaringsdeskundigen of specifieke kennisdragers. En let op, een bronzen versie verdedig je niet. Tijdens de review is er maar één focus: het plan inhoudelijk beter maken. Vraag daarom zo nodig wel goed door. Als schrijfteam sta je dus primair op ‘ontvangen’ en vooral niet op ‘zenden’. Beoordeling van schrijfwijze en formuleringen blijven in deze fase nog achterwege. Na de sessie bespreek je met je team de input en neem je besluiten over hetgeen in het plan wordt verwerkt.

 

Zilver: schrappen en aanvullen

Tijdens deze reviewronde gaat het om het genereren van aanvullingen en vaststellen of het plan antwoord geeft op alle vragen en mogelijke behoeften van de klant. Maar ook of het verhaal consistent is en of minder relevante zaken geschrapt kunnen worden. Want: schrijven is schrappen en ‘kill your darlings’. Daarnaast wordt er tijdens deze reviewronde kritisch gekeken naar de juiste tone of voice van je plan. Straalt het plan niet alleen professionaliteit maar ook enthousiasme uit? Is het beeldend en begrijpelijk? Brengen we de juiste meerwaarde in? Of missen we nog zaken die juist een ‘unique selling point’ zijn? Neem wat ontbreekt alsnog in je plan op. Afhankelijk van het aantal reviewers, de complexiteit of de omvang van je plan kies je voor een plenaire sessie of een schriftelijke reactie met behulp van ‘wijzigingen bijhouden’. Een combinatie van beide kan ook.

 

Goud: volledig tot in de puntjes

In de review van de gouden versie beoordelen we of het plan voldoende concreet en SMART is. Hier is het belangrijk om te kijken of de meerwaarde van jouw aanpak en organisatie en de effecten ervan klip en klaar zijn. Ook is er controle of alle vragen van de opdrachtgever (goed genoeg) beantwoord worden. Is de formulering, taalgebruik en spelling correct? Zijn we duidelijk en overtuigend genoeg? Kortom: zet alle punten op de i.

 

Eindredactie

Wanneer je alle tekstaanpassingen hebt gedaan dan adviseren wij je om nog een laatste eindredactie ronde uit te (laten) voeren. Hierbij is de focus: kort en bondige formulering, begrijpelijk Nederlands en geen spellingsfouten.

 

Review door tenderexperts

Wanneer je echt voor goud wilt gaan is het inschakelen van een externe partij voor de review geen overbodige luxe. TTF heeft veel ervaring met het schrijven én beoordelen van uiteenlopende aanbestedingsplannen. Wij weten als geen ander hoe een winnend plan eruitziet en durven met een kritische blik naar jouw plan te kijken. Wij geven feedback en kunnen dit ook uitwerken wanneer dat nodig is. Neem gerust contact op en wij nemen een kijkje naar jouw plan!