9 Tips voor jouw aanbestedingspitch 2019

Na het schrijven en inleveren van je tenderplan, mag je een presentatie komen geven bij de aanbesteder. Je hebt veel tijd en moeite geïnvesteerd in het plan en je bent al zo ver gekomen. Dit is dus een cruciaal moment om de aanbesteder te overtuigen van jouw kunnen. Wij geven je 9 tips waarmee je in het nieuwe jaar een overtuigende pitch geeft.

 

Tip 1: Een goede voorbereiding is het halve werk

Stel van tevoren vast welke onderwerpen je in aanvulling op je ingediende plan nog wilt bespreken, of nader zou willen toelichten. Onthoud wel dat de beoordelaars het plan al gelezen hebben. Je hoeft dus niet alles te gaan herhalen. Houd ook rekening met de tijd die je besteed per onderwerp. Plan daarnaast voldoende tijd in om met de beoordelaars in gesprek te gaan zodat zij hun vragen kunnen stellen. Verder is het belangrijk om te bepalen wie er bij de presentatie aanwezig moeten zijn en wat hun rollen zijn.

Heb je al feedback gehad? Dan weet je welke onderdelen er hoog zijn gewaardeerd en waar de opdrachtgever mogelijk nog vragen bij heeft. Dit biedt de kans om heel gericht voor te bereiden.

 

Tip 2: Oefening baart gunning

Het is belangrijk om je presentatie van tevoren goed te oefenen. Oefen de pitch voor collega’s voordat je naar de opdrachtgever gaat. Betrek hierbij ook collega’s die nog niet betrokken zijn geweest bij de aanbesteding. Zo weet je hoelang je pitch duurt en welke punten volgens je collega’s nog onduidelijk zijn. Vraag niet alleen naar inhoudelijke feedback, maar ook over je manier van presenteren. Hoe is je houding, je spreektempo en interactie met het publiek?

 

Tip 3: Deel iets uit

Neem iets tastbaars mee wat je kan uitdelen aan de beoordelaars. Iets in de handen hebben heeft een psychologisch positief effect. Zorg er wel voor dat hetgeen wat je meeneemt van toegevoegde waarde is voor de presentatie. Door iets tastbaars mee te nemen, onderscheid je jezelf van de rest en laat je zien dat je aan de opdrachtgever denkt.

 

Tip 4: Begin positief en houd dit vast

Stel alles in het werk om de beoordelaars vanaf de eerste zin te boeien. Breng daarom direct je onderscheidende factor naar voren. Wat maakt jouw plan/organisatie/werkwijze onderscheidend? Geef de toehoorders direct een positief verrast gevoel, hierdoor ontstaat een positieve mindset.

 

Tip 5: Weet wat je boodschap is maar gebruik geen script

Het is belangrijk om van tevoren te weten wat je wilt gaan zeggen, maar maak niet een script voor jezelf. Als je de focus te veel legt op precies zeggen wat je had bedacht, kan je sneller vastlopen. Je moet je focussen op het vertellen van je verhaal en alles benoemen wat je wil benoemen. Door niet volledige zinnen op te schrijven maar per onderdeel steekwoorden, zal je presentatie natuurlijker overkomen.

 

Tip 6: Geen standaard PowerPoint

Mensen zijn visueel ingesteld. Het is dus belangrijk dat je pitch niet alleen inhoudelijk, maar ook visueel goed in elkaar zit. Zet sheets niet vol met teksten, maar gebruik korte opsommingen. Zorg dat de vormgeving van je presentatie aansluit bij de vormgeving van het plan. Het hoort immers bij elkaar. Laat in de visuals altijd weer de onderscheidende kernmerken van je plan/bedrijf/aanpak naar voren komen.

 

Tip 7: Betrek de beoordelaars

Om de aandacht van de beoordelaars vast te houden, is het belangrijk om ze bij de presentatie te betrekken. Het is echter niet altijd toegestaan om de interactie aan te gaan tijdens de pitch. Meestal is er een vast protocol waarbij je eerst de presentatie doet waarna de toehoorders hun vragen stellen. Toch kun je ervoor zorgen dat het publiek geboeid en betrokken is bij je verhaal. Dit doe je bijvoorbeeld door vragen te stellen die mensen aan het denken zetten, om vervolgens zelf antwoord te geven. Gebruik ook voorbeelden die voor de beoordelaars goed binnen de scope van de tender te plaatsen zijn. Denk daarbij vanuit het perspectief van de opdrachtgever.

 

Tip 8: Sterk einde

Je wil natuurlijk dat de beoordelaars een positief beeld van je hebben en de kern van de boodschap begrijpen en onthouden. Eindig je presentatie daarom met een korte samenvatting van de belangrijkste punten, zodat dit zal blijven hangen. Net als bij de opening is het bij de afsluiting ook belangrijk om sterk en positief af te sluiten.

 

Tip 9: Weet welke vragen er komen

Na je pitch worden er vragen gesteld. Zorg ervoor dat je weet welke vragen waarschijnlijk worden gesteld. Dit kun je doen doormiddel van brainstormsessies. Bedenk op alle vragen een goed antwoord dat aansluit bij hetgeen wat je eerder hebt verteld en je onderscheidend vermogen laat zien.